Üretimde ‘malzeme yok’ diye duran hat, satışta ‘fiyat tutmadı’ diye kaçan iş, kasada ‘bu fatura nereden geldi’ diye açılan kriz — üçünün de kökü sıkça aynı yerdedir: satın alma bir süreç değil, koşuşturmadır. 20 yıldır gördüğüm en uzun yol, parçanın fabrikaya gelene kadar geçtiği koridordur. Koridor yazılı değilse herkes kendi kestirmesini kullanır.

KOBİ’de satın alma çoğu zaman ‘güvenilir birinin işi’dir. Güven iyidir; sistem değildir. O kişi tatile çıkınca fiyat, kalite ve süre havada kalır. Asgari stok, malzeme talep formu, tedarikçi kıyası — bunlar bürokrasi değil, hattı durdurmamaktır.

Yönetici özeti

• Her malzemenin kodu + asgari/azami stok yoksa satın alma tahmin işidir.
• Talep formu: ne, ne kadar, ne zaman, teknik şart, kim onaylar.
• Tek tedarikçi = tek arıza noktası. Kritik kalemde ikinci kaynak konuşulmuş olsun.
• Depo talimatı yoksa aynı parçayı üç yerde ararsınız; stok varmış gibi görünür, hat durur.

Sürecin iskeleti

1. Talep: Üretim/iş emri veya bakım ihtiyacı yazılı düşer. ‘Bir bakıver’ WhatsApp’ı talep değildir.
2. Onay: Limit içi müdür, üstü patron. Her kalemin patrona gelmesi hız değil, kuyruktur.
3. Kıyas: Fiyat tek kriter değildir. Süre, kalite, vade, iade. En ucuz, en pahalı fireyi doğurabilir.
4. Sipariş ve takip: Teslim tarihi tek sahiplidir. ‘Kargoda’ cümlesi yönetim değildir.
5. Kabul / depo: Şartnameye göre giriş. ‘Geldi işte’ kabul değildir.
6. Fatura-ödeme: Sipariş-irsaliye-fatura üçlü uyum. Uyumsuzluk sessiz kâr deliğidir.

Sahada ucuz görünen hatalar

• Asgari stok ‘usta bilir’ diye tutulmaz — usta hastalanınca hat durur
• Aynı malzemeye üç kod, üç fiyat
• Acil her gün acildir; acil oranı ölçülmez
• Tedarikçi ile patronun şahsi ilişkisi, fiyatı görünmez kılar
• Numune dolabı / spesifikasyon yok; her seferinde ‘benzerini al’

30 günlük disiplin

1. En çok duruşa yol açan 20 kalemi kodlayın, asgari stok yazın.
2. Tek sayfalık talep + onay limiti yayınlayın.
3. Kritik 10 kalemde ikinci tedarikçi konuşması yapın (anlaşma şart değil, isim ve süre görünür olsun).
4. Haftalık: açık sipariş + geciken teslimat + acil oranı — tek sayfa.

20 yıllık not: Satın alma ‘pazarlık yeteneği’ değil, malzeme-bilgi-para akışının sahibi olmaktır. Sahipsiz satın alma, kârı tedarikçiye bırakır.

Dönüşüm Yönetim olarak 20 yılı aşkın yöneticilik ve saha danışmanlığı tecrübesini slayta değil; yetki matrisine, toplantı ritmine ve ölçülebilir sonuca çeviriyoruz. Darboğazı haritalamak için Hızlı Check-Up veya 30 dk istişare ile başlayabilirsiniz.