Birçok işletmede insan kaynakları tarafında yaşanan sıkıntıların ortak noktası şudur: İşler yeterince net tanımlanmamıştır. İşgücü planlaması, doğru kişinin işe alınması, eğitim ihtiyacı, performans değerlendirme ve adil ücretlendirme gibi konuların çözümünde önce işin kendisinin iyi anlaşılması gerekir.

İş Analizi Ne Demektir?

İş analizi, belirli bir işin en küçük parçalarına kadar ayrıntılı biçimde tanımlanıp incelenmesi sürecidir. İşletmedeki farklı işlere ilişkin bilgilerin toplanması, değerlendirilmesi ve örgütlendirilmesidir.

Teknik bir konu olduğu için iş analizini yapan kişinin bilgi birikimi ve deneyimi önemlidir. Bu kişilere iş analisti denir. İşletme içinden de yürütülebilir; ancak daha objektif sonuç için sıkça dış danışmanlık tercih edilir.

İş analisti; işi yapan personelden ve amirlerinden gözlem, mülakat ve anket yoluyla bilgi toplar; bunları uzmanlık bilgisiyle birleştirir.

Önemli ayrım: İş analizinde kişi değil, iş incelenir. Analist “kim yapıyor?” veya “nasıl yapmalı?”ya odaklanmaz; işin fiilen nasıl yapıldığını dikkate alır.

Hangi Bilgiler Toplanır?

• Görevlerin nasıl yerine getirildiği
• Kullanılan araç, gereç, malzeme ve teçhizat
• İşin içerdiği tehlikeler
• Gereken yetenek ve öğrenim düzeyi
• Fiziksel ve sosyal çevre koşulları

Aynı işi birden fazla kişi yapıyorsa, kural olarak bir kişinin işinin incelenmesi yeterlidir. Her farklı iş için ayrı analiz gerekir.

İş Analizi Bilgileri Nerede Kullanılır?

• Organizasyon şeması: Yapı kararlarına temel oluşturur.
• Personel seçimi ve işgücü planlaması: Gereken nitelikleri (bilgi, eğitim, deneyim, kişilik) netleştirir.
• İş ve araç-gereç tasarımı: Gereksiz hareketleri ve verimsizlikleri ortaya koyarak sadeleştirme imkânı verir.
• Eğitim: Hangi düzeyde hangi bilginin gerektiğini gösterir.
• Performans ve ücret: İşlerin önem derecesini ve adil ücret sisteminin temelini güçlendirir.
• Belirsizliğin azaltılması: Kimden ne beklendiği netleşir; sorumluluklar yazılır.

İş Analizinde Aranan Sorular

1. Personel ne yapıyor?
2. İşi nasıl yapıyor? (yöntem ve teknikler)
3. Hangi makine, alet ve donanımı kullanıyor?
4. İşin çıktısı nedir? (ürün / hizmet)
5. Normal düzeyde yapabilmek için hangi bilgi, yetenek ve tecrübe gerekir?
6. İş hangi koşullarda yapılıyor?

Süreç Adımları

1. Analiz edilecek işlerin belirlenmesi
2. Soru formu hazırlama
3. Bilgi toplama ve gözlem
4. Bilgilerin tasnif edilmesi ve değerlendirilmesi
5. İş tanımları / iş gereklerine dönüştürüp kullanma

Mikro işletmelerde kurucu çoğu zaman işi “kendiliğinden” bilir. Ancak işletme büyüdükçe, süreçler ve teknolojiler değiştikçe, yeni roller ortaya çıktıkça iş analizi ihtiyacı artar. Birçok KOBİ’nin göz ardı ettiği bu çalışma, ölçek büyüdükçe olmazsa olmaz hâle gelir.

Dönüşüm Yönetim olarak iş analizi çalışmalarını; organizasyon, performans ve adil yönetim sistemlerinin temel taşı olarak ele alıyoruz.